Нужно ли передавать дела при увольнении. Приказ о передаче дел при увольнении

Под материальной ответственностью понимается обязанность одной стороны трудовых отношений возместить возможный ущерб другой стороне.

Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями.
Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура :

Директор.
Главный бухгалтер.
Работник отдела кадров.
Начальник отдела.
Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).

Поводом для смены материально ответственного лица может быть:

Увольнение.
Уход на длительный больничный.
Отъезд в командировку или уход в отпуск.
Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.

Распоряжение передать материалы нанимателя

Приказ издается руководителем организации. Стандартная форма документа на законодательном уровне не установлена, поэтому обязательной унифицированного образца данного документа нет. Его структура, состав и стиль должны соответствовать нормам распорядительной документации.

Данные, которые содержит документ :

Наименование организации.
Номер и дата составления.
Причина передачи ценностей. Например, в связи с увольнением предыдущего специалиста.
Дата, когда будет происходить процедура.
Перечень ценностей, которые будут передаваться.
Данные работников, которые будут свидетелями процесса. Если это аудиторская компания, это надо указать.
ФИО ответственного лица.

Документ всегда подписывает текущий руководитель организации, даже если увольняется именно он. Также должны присутствовать подписи лиц, упомянутых в приказе. Подписи являются подтверждением того, что сотрудники с ним ознакомлены.

Передаем дела

Процесс передачи дел подразумевает не только отчет о состоянии работы, но и устные рекомендации о способах выполнения должностных обязанностей. Приказ создается, чтобы максимально точно передать границы ответственности и должностных обязанностей. Он составляется руководителем компании в произвольной форме.

Информация, которая содержится в приказе :

Данные об организации.
Номер и дата составления.
Причина и сроки выполнения приема-передачи.
Перечень дел, которые будут передаваться.
Состав комиссии и данные о ее председателе.
Срок вступления в силу.
Дополнительные указания: провести инвентаризацию, аудиторскую проверку и др.
Лицо, ответственное за процедуру.

Приказ о приеме дел в связи с увольнением подписывается генеральным директором. Лица, упомянутые в приказе, также должны поставить свои подписи.

Акт о приеме работником документов

Акт приема-передачи дел позволяет снять ответственность нового сотрудника за действия предшественника. Организовать проверку и создать условия для ее проведения должен руководитель организации. Процедура происходит после издания приказа. Акт составляется ее сторонами. Порядок процедуры и форма акта не регулируются законодательством. Документ составляется в произвольной форме на листе формата А4. Обычно он имеет вид бухгалтерской описи документов.

Данные, которые указываются в документе :

Дата и место составления.
Реквизиты приказа, на основании которого передаются дела.
Наименование организации.
ФИО и должности сторон процедуры.
Список передаваемых дел.
Обнаруженные ошибки в учете и отчетности.
Данные о свидетелях процесса.

Акт приема-передачи дел подписывают стороны передачи и члены комиссии. Потом он утверждается руководителем фирмы.

Получение сотрудником имущества работодателя

Акт передачи материальных ценностей другому лицу – документ, необходимый для фактического подтверждения процесса передачи товарно-материальных ценностей под ответственное хранение.

Проверка происходит до ухода работника с должности. При отказе в участии в процедуре работника можно привлечь к материальной и дисциплинарной ответственности. Акт составляется сторонами передачи. Его форма произвольная.

Сведения, которые указываются в акте:

Дата и место составления.
Номер приказа, на основании которого происходит процедура.
Сведения об организации.
ФИО и должности принимающей и передающей сторон.
Перечень передаваемых ценностей.
Обнаруженная недостача (если она имеется). Вновь принятое лицо принимает имущество только по факту его наличия.
Сведения о свидетелях процесса.

Акт подписывается сторонами процедуры и свидетелями. Далее он утверждается руководителем. Приказ и акт о передаче дел и материальных ценностей – документы, позволяющие разграничить ответственность старого и нового сотрудников.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре во внутренних документах организаций встречается редко. Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.

Как и когда должны происходить прием и передача дел между работниками? Кто может участвовать в процессе приема и передачи дел и документов? Какими документами регламентируется процедура приема и передачи дел и документов? Каковы основные этапы приема и передачи дел и документов? Как оформляется прием и передача дел и документов? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (п. 3), дело - это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (п. 71). Как видно, «дело» и «документ» - не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».

Зачем нужно передавать и принимать дела?

Дела и документы передают:

чтобы рабочий процесс не прерывался;

чтобы трудовые обязанности отсутствующего работника выполнялись надлежащим образом;

чтобы можно было оценить объем работы работника, принимающего дела;

чтобы можно было поделить зоны ответственности.

В основном необходимость передачи дел прямо или косвенно возникает в следующих распространенных для большинства работников ситуациях:

уход в отпуск (включая отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком и пр.);

длительная командировка;

временная нетрудоспособность;

перевод на другую работу;

увольнение (по различным основаниям);

в иных случаях, когда работнику предстоит длительное время отсутствовать либо вовсе покинуть организацию.

Отметим, что довольно редко можно стать свидетелем полноценной передачи дел и документов уходящим работником. Даже если это и происходит в отдельных случаях, то практически никогда не оформляется должным образом.

С одной стороны, зачем оформлять передачу дел в случае, когда работник уходит в отпуск, уезжает в командировку или болеет? Ведь в период такого временного отсутствия его обязанности будут выполнять другие работники, специально назначенные приказом руководителя организации или в ином порядке, установленном в организации. Представим, например, ситуацию, когда временно отсутствует секретарь, в обязанности которого входит:

прием, экспедиционная обработка входящей корреспонденции, поступающей по различным каналам связи, проверка документов на бумажных носителях на предмет правильности доставки, целостности вложений; регистрация входящих документов в электронном журнале установленной формы, направление их на рассмотрение руководства и в структурные подразделения организации;

прием от работников организации исходящих документов, проверка правильности их оформления, наличия и комплектности приложений, регистрация в электронном журнале установленной формы;

формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности.

Очевидно, что такая работа должны выполняться своевременно. Если в организации не один секретарь, то все легко решается: другой секретарь, выполняющий те же обязанности, временно будет работать с двойной нагрузкой. Но если секретарь в организации один, то без передачи дел и документов не обойтись, иначе лицо, которое не в полной мере знакомо с обязанностями секретаря, просто не справится, из-за чего может пострадать не только конкретный участок работы, но и деятельность организации в целом.

Кто обычно передает и принимает дела?

Инициатором передачи дел и документов является обычно либо работник, их принимающий, либо руководитель структурного подразделения, в рамках которого эти дела и документы передаются. Передаются они, соответственно, временно отсутствующим или увольняющимся работником, а принимаются либо новым работником, либо специально назначенным руководством лицом.

Казалось бы, ничего сложного в этом нет. Однако на практике бывают случаи, когда увольняющийся работник ввиду конфликта или каких-либо других неблагоприятных обстоятельств передавать дела и документы не собирается, особенно если это не входит в его обязанности. Ведь далеко не все люди увольняются с работы по собственному желанию, не все стараются до последнего момента сохранять хорошие отношения с руководством. Что делать в такой ситуации новому работнику?

Прежде всего, данный факт следует зафиксировать актом . Затем вновь принятый работник во избежание риска возложения на него ответственности за чужие ошибки, возможно, допущенные в документах, составленных его предшественником, может составить односторонний документ - опись принимаемых документов (Пример 2).

Обратите внимание . Отказ работника от передачи дел и документов при увольнении не является для работодателя поводом не осуществлять с ним расчет и не выдавать трудовую книжку - независимо от того, закреплена ли данная обязанность в трудовом договоре и/или должностной инструкции.

ПРИМЕР 2

Опись принимаемых документов

Опись дел и документов, принятых корпоративным секретарем Мироновой А.П.

При приеме дел и документов мной выявлено:

1. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 16 января 2011 года № 1/2011, имеется копия данного документа.

2. Отсутствует подлинник протокола Общего собрания акционеров от 20 апреля 2011 года № 5/2011 (копии нет).

Настоящая опись подтверждает прием вышеперечисленных дел и документов по состоянию на 03 мая 2012 года.

Корпоративный секретарь Миронова А.П. Миронова

Согласовано:

Маслова Е.Д. Маслова

В какой момент следует передавать дела и документы?

Иногда случается, что дела и документы новый работник принимает у своего предшественника еще до выхода на работу. Заметим, что это довольно рискованно, поскольку новый работник, приняв дела, может по каким бы то ни было причинам не выйти на работу. Тогда логичен вопрос: в какой момент следует передавать эти дела и документы?

Дела и документы передаются, как правило, в день увольнения в связи с тем, что до последнего дня работник выполняет свои должностные обязанности. Особо ответственные работники делают это постепенно, разбивая процесс на несколько этапов, осуществляемых заблаговременно, в течение нескольких дней. В этом случае лучше передать дела не непосредственно новому работнику, а лицу, назначенному руководителем структурного подразделения, в котором работал работник. Если увольняется главный бухгалтер, то дела лучше передать непосредственно руководителю организации, поскольку он несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета.

Бывает, что руководитель просит увольняющегося работника приехать в офис в день выхода на работу нового сотрудника, чтобы передать дела непосредственно ему, или, наоборот, человека, который еще не оформлен на работу, - прийти и принять дела у своего предшественника до выхода на работу. По нашему мнению, это неверно, поскольку прием и передача дел и документов осуществляются в рамках трудовых отношений. Следовательно, данная процедура должна осуществляться в рабочий день и в рабочее время как для передающего дела и документы, так и для принимающего их.

Чем регламентируется прием-передача дел?

Как уже было отмечено выше, нормативными правовыми актами вопрос приема-передачи дел и документов не регулируется. Это не удивительно, поскольку единую процедуру приема-передачи дел прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны исходя из множества факторов. Есть лишь некоторые рекомендации на этот счет:

Извлечение

(утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)

III. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

3.1. Общие положения

[…] Инструкцией по делопроизводству предусматривается, что:

[…] при уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому работнику по указанию руководителя подразделения, при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

Однако несмотря на отсутствие в законодательных нормах правил приема-передачи дел, организация может самостоятельно установить их в локальных нормативных актах, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери и утраты. В этом случае соблюдение порядка приема-передачи дел будет обязательным для всех работников, ознакомленных с данным локальным нормативным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены:

в инструкцию по делопроизводству:

положение о персонале;

правила внутреннего трудового распорядка;

положение о конкретном структурном подразделении и др.

Кроме того, обязанность по передаче и/или приему дел и документов в специально оговоренных случаях рекомендуется закрепить в должностной инструкции и/или трудовом договоре.

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе (Пример 3) или распоряжении.

ПРИМЕР 3

Приказ об организации приема-передачи дел и документов

Закрытое акционерное общество «Метрополь Инвест»

ПРИКАЗ

16.04.2012 № 10-К

Об организации приема-передачи дел и документов

В связи с увольнением Смирновой П.Т. с должности корпоративного секретаря 30 апреля 2012 года

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Корпоративному секретарю Смирновой П.Т. передать, а заместителю начальника канцелярии Масловой Е.Д. принять дела и документы по Акту приема-передачи дел и документов в помещении канцелярии в срок до 30 апреля 2012 года.

2. Утвердить форму Акта приема-передачи дел и документов (Приложение 1).

3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию в составе:

председатель - начальник кадровой службы Журкова Н.Г.

члены комиссии:

главный бухгалтер Макарова Н.Т.

начальник канцелярии Петрова М.И.

начальник юридической службы Макаров А.Д.

4. Секретарю Михальченко П.И. довести настоящий приказ до сведения лиц, указанных в п. 1 и 3 приказа, под личную подпись в срок не позднее одного рабочего дня с даты издания приказа.

5. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Основание: заявление об увольнении Смирновой П.Т. от 16.04.2012

Генеральный директор Скворцов А.И. Скворцов

С приказом ознакомлены:

Начальник кадровой службы

Журкова Н.Г. Журкова

Главный бухгалтер

Макарова Н.Т. Макарова

Начальник канцелярии

Петрова М.И. Петрова

Начальник юридической службы

Макаров А.Д. Макаров

Заместитель начальника канцелярии

Маслова Е.Д. Маслова

Корпоративный секретарь

Смирнова П.Т. Смирнова

Порядок передачи и приема дел и документов

Как уже было отмечено выше, порядок передачи и приема дел не может быть единым для всех организаций. Однако чтобы представлять последовательность действий по передаче и приему дел и документов, условно разделим этот процесс на 3 этапа.

■ Этап 1: проверка дел и документов.

Обратите внимание. Принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию должны соответствовать нормам действующего законодательства, в том числе в области делопроизводства и документооборота.

■ Этап 2: подготовка дел и документов к передаче.

■ Этап 3: оформление приема-передачи дел и документов.

Обязательные реквизиты акта

В соответствии с рекомендациями ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также практикой составления актов в организациях для акта приема-передачи документов обычно используют бланк со следующими характеристиками:

формат А4 (210 × 297 мм);

каждый лист документа должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее;

из белой бумаги или бумаги светлых тонов;

ориентация страницы - книжная;

если акт имеет две и более страницы, вторую и последующие страницы нумеруют (номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа).

На бланке документа располагают необходимые реквизиты:

● эмблему организации;

● наименование организации;

● наименование вида документа;

● дату документа;

● регистрационный номер документа;

● место составления документа;

● гриф утверждения;

●заголовок к тексту документа.

● текст документа.

● отметку о наличии приложения.

● подписи.

Хранение актов

Акт подлежит хранению в месте, определенном локальным нормативным актом, например в канцелярии, кадровой службе в личном деле работника или в структурном подразделении, работники которого передают и принимают дела, в течение срока, определенного Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558:

В заключение отметим, что даже если процедура приема дел и документов будет оформлена должным образом, это отнюдь не решит проблем, которые могут возникнуть у работника, принявшего на себя такой ответственный «груз». Однако это убережет работника как от нареканий руководства в отношении документов, составленных не им, так и от возможной ответственности за чужие ошибки.

( Дается в сокращении. Всю статью читайте в печатной версии журнала.)

И.И. Куролес,
ведущий юрисконсульт ЗАО «СПАР РИТЭЙЛ»

В реальной жизни акт сдачи-приемки дел жизненно необходим для того, чтобы организация после увольнения сотрудника, занимающегося важными производственными вопросами, могла продолжать свою деятельность, не задаваясь проблемами поиска того или иного документа, дела, папки, особенно, если таковые давно утеряны.

Лучше всего, когда дела принимает по акту преемник покидающего предприятие специалиста, но это возможно, если на освобождающееся место перемещают другого сотрудника, принять нового работника часто не представляется возможным из-за отсутствия вакансии. Дела приема — передачи может осуществить другой компетентный работник, ФИО которого укажут в приказе по предприятию, или сам руководитель организации, или заместитель одного из первых лиц.

Акт передачи дел при увольнении составляется в таких случаях:

прекращает работу в фирме должностное лицо, занимающееся управлением или имеющее доступ к финансам, налогам, печатям, наличным деньгам, чековой книжке, доверенностям и пр. важным делам и бумагам строгой отчетности (руководящие работники, бухгалтера, кассиры, начальники отделов, инспектор по кадрам и пр.);
уходит материально-ответственное лицо (кладовщик, мастер, начальник участка, цеха, производитель работ и т.п.).

Прием дел должен быть совершен в присутствии свидетелей, с оформлением акта на бумажном носителе, с подписями, в противном случае невозможно будет предъявить претензии к уволившемуся сотруднику в нехватке бумаг, ценностей, материалов и пр.

Форма документа

Такой акт составляется в произвольной форме, зависящей от количества дел, которые подлежат передаче. Важно знать, что срок, за который необходимо требовать от меняющего работу члена коллектива, составляет от 3-х до 5 лет, но не менее 3-х.

Что должно быть в нем указано?

Для наглядности принято бумагу о приемке в части перечисления передаваемых папок, бумаг оформлять в виде таблицы, иногда предпочитают список папок прикладывать к акту как отдельное приложение. Вверху слева располагают надпись: «Утверждаю», ниже – место для подписи с указанием ФИО и должности руководителя предприятия. По центру ниже размещают название акта, причем необходимо внести полное наименование фирмы. Обязательно должны содержаться такие сведения:

дата;
пункт, где совершается процесс приемки дел;
данные об участниках – кто сдает, кто принимает, их ФИО и должности;
наличие претензий или их отсутствие;
фразы, свидетельствующие о том, что документы переданы в соответствии с перечнем;
не просто подписи, а «дела передал» и «дела принял», «претензий не имею».

В таблице указывают наименование дел, крайние периоды, охваченными этими бумагами в папке, количество папок. Если какой-либо документ отсутствует, то важно зафиксировать это в акте.

Нехватка денег, ценных бумаг, документов строгой отчетности и иные недостатки также обязательно должны быть отражены, если такие прискорбные факты будут выявлены. Те, кто присутствовал при оформлении сдаточного документа, особенно, если это члены комиссии, назначенной приказом по организации, также должны быть в нем упомянуты.

По сути, акт приемки – опись всего того, что предъявляется увольняющимся сотрудником преемнику, в подробном составлении которой заинтересовано и предприятие, и сам покидающий фирму работник. Если будет судебное разбирательство по факту хищения, то этот документ окажется весьма кстати.

Какие бумаги следует запрашивать?

Испрашиваемые темы зависят от сферы деятельности увольняющегося должностного лица. Если это работник бухгалтерии, то потребуется передать:

документы по бухгалтерскому учету, балансовые бумаги, статистику;
налоговые документы;
квартальные, годовые отчеты;
реестр дебиторской и кредиторской задолженностей;
журналы учета, кассовые книги и пр.;
наличные деньги;
первичные бумаги по бухучету;
чековая книжка, бланки доверенностей;
печати, штампы, ключи от сейфов и т.п.;
уставные бумаги фирмы, ценные бумаги и пр.

При расставании с кадровиком следует запросить от него:

приказы, распоряжения;
трудовые книжки;
личные дела работников;
графики отпусков;
табели учета рабочего времени и т.д.

Если же прекращается трудовая деятельность материально-ответственного лица, то такой сотрудник обязан передать числящиеся на его подотчете материальные ценности. В этом случае проводится инвентаризация, результаты которой также вносятся в акт приемки-передачи.

В случае уходы с фирмы ИТР-сотрудника, ему придется сдать:

Если инвентаризационные описи составляются по данным материальной части бухучета, то дела, с которыми повседневно работают ИТР, нигде не числятся, однако без них производственный процесс будет буксовать, так как преемник не сможет быстро сориентироваться.

Передав все, чем ведал по своим должностным обязанностям, увольняющийся сотрудник получает на руки акт, в котором зафиксировано отсутствие претензий, а компания продолжает функционировать без всяких сбоев, отсутствие рассчитавшегося человека будет менее болезненным. Акт следует составить как можно подробнее, чтобы исключить малейшие вопросы.

Как правило, когда сотрудник увольняется по разным основаниям, будь то собственное желание, или «увольнение по статье», на нем висит ряд дел и ответственности за материальные ценности, которые необходимо передать новому сотруднику.

Обычно встает вопрос передачи следующей информации, документов и материальных ценностей:

Увольняемый сотрудник	Передаваемые дела
Генеральный директор	Печать компании; Управленческая отчетность; Информация обо всех проектах, их состоянии, ближайших и среднесрочных шагах, которые необходимо предпринять
Главный бухгалтер	Первичные документы по всем операциям (договоры, дополнительные соглашения, приложения, акты, счета, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, отчеты о работе по агентским договорам и пр.); Сданная бухгалтерская и налоговая отчетность за все периоды (балансы, отчеты о прибылях и убытках, пояснительные записки, налоговые декларация по НДС, налогу на прибыль организаций, налогу на имущество, единому налогу на упрощенной системе налогообложения и пр.); Бухгалтерская база – 1С или иная; Печати и штампы, вверенные Главному бухгалтеру; Учредительные документы компании (если хранятся у него); Материальные ценности (ноутбуки, мобильные телефоны, служебный автомобиль, ключи от помещений, кабинетов, шкафов и сейфов и пр.); Информация об отчетах, которые должны быть подготовлены в ближайшее время, особенности
Менеджер по продажам	Не сданные в бухгалтерию первичные документы по всем операциям (договоры, дополнительные соглашения, приложения, акты, счета, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, отчеты о работе по агентским договорам и пр.); Материальные ценности (ноутбуки, мобильные телефоны, служебный автомобиль и пр.); База клиентов; База поставщиков, подрядчиков; Информация о необходимых ближайших и среднесрочных контактах
Кладовщик	Не сданные в бухгалтерию первичные документы по всем операциям (договоры, дополнительные соглашения, приложения, акты, счета, счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные, отчеты о работе по агентским договорам и пр.); Материальные ценности (ноутбуки, мобильные телефоны, служебный автомобиль, ключи от помещений, кабинетов, шкафов и сейфов и пр.); Содержимое склада с проведением инвентаризации
	Трудовые договоры работников Договоры о полной материальной ответственности Должностные инструкции работников Правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты Штатное расписание, Графики работ (сменности) Графики отпусков, заявления и приказы на отпуск Положения и инструкции по охране труда и технике безопасности Коллективные договоры и соглашения, другие локальные нормативные правовые акты по вопросам труда Материальные ценности (ноутбуки, мобильные телефоны, служебный автомобиль, ключи от помещений, кабинетов, шкафов и сейфов и пр.) Кадровая база – 1С «Зарплата и кадры» или иная

При передаче дел Главным бухгалтером перечень передаваемых документов может быть и более широким, так, например, возможно использовать следующую примерную таблицу

Вид документов	Перечень
Учредительные документы	свидетельство о государственной регистрациии присвоении ОГРН Свидетельство о присвоении ИНН учредительный договор Уведомления о постановке на учет в ПФ РФ, ФСС РФ, ФОМС
Организационные документы	бухгалтерская учетная политика налоговая учетная политика учетные регистры план счетов должностные инструкции бухгалтерского отдела
Регистры бухгалтерского учета	главная книга оборотно-сальдовая ведомость регистры синтетического и аналитического учета
Отчетные документы	все формы бухгалтерской отчетности декларации по всем видам налогов аудиторские заключения
Документы, связанные с исполнением обязанностей налогоплательщика	журналы учета полученных и выданных счетов фактур книги покупок и продаж акты сверок с налоговой инспекцией акты налоговых проверок, решения налоговых органов
Документы по результатам инвентаризации	инвентаризационные описи инвентаризационные акты сличительные описи и акты
Документы по учету денежных средств	журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров кассовая книга платежные поручения выписки банка по расчетным счетам
Документы по расчетам с подотчетными лицами	журнал учета авансовых отчетов
Документы по учету труда и заработной платы	штатное расписание табели учета рабочего времени положение об оплате труда положение о премировании расчетно-платежные ведомости реестр удержаний из заработной платы журнал учета депонированных сумм справки-расчеты о предоставлении отпуска (увольнении и пр.) приказы о приеме на работу, увольнении, премировании трудовые договоры
Документы по учету расчетов с контрагентами	договоры и приложения акты передачи, сдачи акты сверок журналы учета выданных и полученных накладных, актов о выполнении работ, оказании услуг
Документы по учету основных средств	приказы об ответственных лицах акты приемки-передачи инвентарные карточки учета акты на списание
Документы по учету товарно-материальных ценностей	карточки учета журналы учета приходные ордера накладные на внутреннее перемещение товарные отчеты и акты требования, заборные карты книги складского учета товарные накладные товарно-транспортные накладные железнодорожные накладные
Прочие первичные документы	первичные документы по учету нематериальных активов, незавершенного производства, капитальных вложений журнал учета выданных доверенностей журнал учета бланков строгой отчетности журнал учета бухгалтерских справок журнал учета путевых листов

Как правильно оформить передачу вышеуказанного от старого сотрудника новому?

Прежде всего, следует отметить, что передача дел это процедура, которая не предусмотрена законодательством, поэтому она производится на основании локальных нормативных актов компании. Соответственно рекомендуется в локальных нормативных актах предусматривать порядок передачи дел максимально подробно.

Способы передачи дел и их оформление в кадровом делопроизводстве обусловлено рядом проблем, которые возникают на практике. Одной из таких проблем является «пересечение» старого и нового сотрудника, в штатном расписании имеется одна штатная единица по определенной должности, и принять, пусть даже на короткий срок, одновременно старого и нового работника по одной должности для передачи дел нельзя.

Существует несколько вариантов законного оформления передачи дел, а именно:

1. Передача дел вышестоящему работнику (Генеральному директору, руководителю отдела или иному) и последующая передача дел принявшим их работником новому работнику при его выходе на работу.

При этом оформляются два акта передачи дел, один от старого работника его руководителю, не позднее дня увольнения работника, второй от руководителя новому работнику, он может быть оформлен в любое время, но лучше это делать как можно быстрее после приема на работу, так как до передачи ответственность за дела будет на руководителе.

2. Прием нового сотрудника на другую смежную вакантную должность (например, если в штатном расписании имеется еще одна аналогичная должность, или помощником, ассистентом, или руководителем) и перевод после увольнения старого сотрудника на его должность.

При этом оформляется только один акт передачи дел между старым сотрудником и новым. Дл приема дел новый сотрудник еще в период работы старого, например, за одну неделю до увольнения принимается на другую, но смежную должность для приемки дел.

3. В случае отсутствия в штатном расписании подходящих должностей для передачи дел можно внести кратковременное изменение в штатное расписание, введя две штатных единицы по должности вместо одной. Соответственно на вторую будет принят новый работник.

Документооборот по такому способу невелик. Издается приказ о введении нового штатного расписания за неделю до увольнения старого сотрудника плюс само штатное расписание с двумя штатными единицами по определенной должности. Затем после увольнения старого сотрудника издается приказ о введении штатного расписания уже с одной штатной единицей по указанной должности.

Законным также будет и издание одного приказа, в котором будет указано, что вводится дополнительная штатная единица на определенный срок до определенного числа.

Таким образом, при правильном ведении кадрового учета проблем с передачей дел от старого сотрудника новому не возникает.

Основные стадии при сдаче дел и формировании акта следующие:

Составление приказа на основании заявления об увольнении работника.
Назначение инвентаризации дел и ценностей.
Полная проверка документации.
Сличение фактических показателей с учетными.
Непосредственно передача всех дел новому лицу.
Составление акта на состоявшуюся передачу.
Подписание акта после согласования сторона.
Расчет с сотрудником и выдача ему трудовой книжки.

ВАЖНО: удерживать трудовую книжку, если сотрудник еще не сдал дела, нельзя, выдать ее работодатель обязан в последний рабочий день.

Дополнительные процедуры при сдаче дел

Основной формой при передаче дел является акт приема передачи документов при увольнении образец. Вместе с тем обычно увольняющийся и новый сотрудник готовят:

Приказ на предстоящую сдачу дел
Перечень документов для передачи
Приказ на проведение инвентаризации
Приказ на утверждении комиссии по передаче
Бухгалтерские описи и справки

Дополнительные формы могут быть разными. Их составление чаще всего служит следующим целям:

Унифицировать используемую систему учета
Закрепить имеющийся вариант документооборота
Подтвердить наличие контроля финансовых потоков
Проинформировать о правилах приема и регистрации денег
Подтвердить уровень контроля ценностей
Проверить своевременность сдачи отчетов налоговикам

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: акт приема передачи дел при увольнении призван не просто передать бумаги новому должностному лицу, но сделать для него понятным весь регламент работы компании с учетом уровня контроля и своевременности проведения процедур.

Полная процедура сдачи дел

Весь процесс передачи начинается с составления приказа, который регламентирует, кто, когда и кому передает ценности и документы. Основанием для составления документа могут быть:

Заявление сотрудника на увольнение
Приказ уволить работника по решению руководителя
Выявление недостачи по вине материально ответственного специалиста
Перевод ответственного работника на другую должность
Расширение компании
Сокращение численности

В ряде случаев передача дел от работника новому должностному лицу невозможна. К примеру, специалист умер или попал в больницу и не скоро поправится. Тогда акт приема передачи дел при увольнении образец составляется его доверенным лицом и/или заместителем, а при отсутствии такового заполняется в одностороннем порядке вновь назначенным на должность лицом.